Baksidan med digitaliseringen i arbetslivet: Kronisk IT-stress och risk för ohälsa

Den utbredda digitaliseringen av arbetslivet har gjort att man som anställd, och även som chef, idag använder mellan 10 till 20 digitala verktyg som alla är olika utformade. Arbetsuppgifterna innebär att utföra sekvenser av ett fåtal uppgifter som knapptryckningar, inmatning av data, tolkning av data och växling mellan olika grafiska fönster. Det är hundratals olika sekvenser som måste memoreras. Vid utförande av sekvenserna måste de olika stegen göras i rätt ordning enligt logiken i de digitala verktygen. Här krävs att hjärnan måste arbeta med full kognitiv kapacitet för att klara av detta. Arbetet kan liknas vid ett mentalt löpande band med ett fåtal enkla grunduppgifter, ett stort antal varianter av sekvenser av grunduppgifterna och ett digitalt slutresultat.

När uppstår IT-stress och vad är det för något? Egentligen är det nervsystemet och hjärnan som bedömer vad som ska generera en biologisk stressreaktion då man upplever en stressor. Stressorer kan vara allt från ett gräl med sambon, att jobba för hårt i gymmet eller drabbas av IT-strul med ett förlorat dokument, som tar två dagar att skriva om och som man inte hunnit göra en kopia av, en dag före ett viktigt kundmöte. Det kan också vara att ha en infektion i kroppen från influensa. Stressorer är belastningar på kroppens olika system, både fysiskt, biologiskt, kognitivt, psykiskt eller emotionellt. Intensiteten och varaktigheten för stressorn genererar olika biologiska stressreaktioner i form av förhöjda nivåer av stresshormoner och avstängning av organ och hjärnfunktioner som inte behövs för att “fly”, “fäkta” eller “spela död”. Då individen återhämtar sig efter den stressande situationen återställs hormonbalansen och stresshormonerna neutraliseras. Samtidigt återaktiveras de bortkopplade organen och hjärnfunktionerna.

Om man inte får återhämtning med rätt kvalitet och tidsintervaller för hjärnan och nervsystemet ökar belastning på det biologiska systemet. Höga nivåer av stresshormoner snurrar då konstant runt i blodomloppet och orsakar skador. De olika stressorernas biologiska stresseffekt adderas ihop och kroppen ställer in sig på ett jämnviktsläge med hög belastning. Det ger störningar i organ och störningar i hjärnans funktion. Fortsätter det utan riktig återhämtning så ökar belastning på kroppen tills man blir utmattad (utbränd). Det kan även uppstå andra medicinska problem med kroppens organ på grund av att reglersystemet för den biologiska stressmekanismen blir överbelastad.

IT-stress är då situationer vid handhavande av digitala verktyg som upplevs som en belastning av individens hjärna och nervsystem. Det är helt personberoende vilket innebär att en person kan uppleva att de digitala verktygen fungerar helt perfekt och en annan person kan uppleva att samma digitala verktyg orsakar extrem IT-stress.

Upplevelsen av IT-stress förändras över tiden. Ju mer belastning med stressorer av det biologiska systemet, utan rätt typ av återhämtning, desto sämre fungerande kognitiva funktioner. Det innebär att långvarig exponering av stressorer utan återhämtning ger en upplevelse av en högre nivå av IT-stress. IT-stressen är i sig själv en stressor som sedan driver på utveckling av stressrelaterad ohälsa i kroppens olika organ.

I och med den ökade digitaliseringen automatiseras och förenklas jobben. Det gör att många får, eller kommer att få, fler arbetsuppgifter med digitala verktyg som de är överkvalificerade för. Det kan vara ett starkt bidrag till IT-stress.

Om man är oengagerad för sitt jobb så är jobbet i sig en stressor. Oavsett hur bra de digitala verktygen är utformade så skapas IT-stress genom att användaren inte är motiverad att utföra jobbet. Gallup gjorde en stor enkätstudie över hela världen där man undersökte hur många anställda som var aktivt engagerade i sitt arbete och om jobbet hade ett värde i sig. Här var det bara 13% som instämde att de hade ett engagerande jobb. Den största delen av de svarande var helt oengagerade och jobbade enbart för att få lön. Omkring en fjärdedel var negativa till sitt arbete och sin arbetsgivare.

Att använda mellan 10 – 20 olika digitala verktyg på jobbet kräver att man har en grundläggande hög nivå av kompetens inom handhavande av IT. Saknas den kompetensen skapas IT-stress hos användaren. Enligt internationell OECD forskning från 2016 är IT kompetensnivån låg. Man samlade in data från 215 942 förvärvsarbetande människor, ålder mellan 16 – 65 år, i 33 rika länder. Deltagare ombads utföra 14st IT relaterade uppgifter. Det här var resultatet;

Under nivå 1 = 14% av den vuxna befolkningen…

“Tasks are based on well-defined problems involving the use of only one function within a generic interface to meet one explicit criterion without any categorical or inferential reasoning, or transforming of information. Few steps are required and no sub-goal has to be generated.”

An example of task at this level is “Delete this email message” in an email app.

Nivå 1 = 29% av den vuxna befolkningen…

“Tasks typically require the use of widely available and familiar technology applications, such as email software or a web browser. There is little or no navigation required to access the information or commands required to solve the problem. The problem may be solved regardless of the respondent’s awareness and use of specific tools and functions (e.g. a sort function). The tasks involve few steps and a minimal number of operators. At the cognitive level, the respondent can readily infer the goal from the task statement; problem resolution requires the respondent to apply explicit criteria; and there are few monitoring demands (e.g. the respondent does not have to check whether he or she has used the appropriate procedure or made progress towards the solution). Identifying content and operators can be done through simple match. Only simple forms of reasoning, such as assigning items to categories, are required; there is no need to contrast or integrate information.”

The reply-to-all task described above requires level-1 skills. Another example of level-1 task is “Find all emails from John Smith.”

Nivå 2 = 26% av den vuxna befolkningen…

“At this level, tasks typically require the use of both generic and more specific technology applications. For instance, the respondent may have to make use of a novel online form. Some navigation across pages and applications is required to solve the problem. The use of tools (e.g. a sort function) can facilitate the resolution of the problem. The task may involve multiple steps and operators. The goal of the problem may have to be defined by the respondent, though the criteria to be met are explicit. There are higher monitoring demands. Some unexpected outcomes or impasses may appear. The task may require evaluating the relevance of a set of items to discard distractors. Some integration and inferential reasoning may be needed.”

An example of level-2 task is “You want to find a sustainability-related document that was sent to you by John Smith in October last year.”

Nivå 3 = 5% av den vuxna befolkningen…

“At this level, tasks typically require the use of both generic and more specific technology applications. Some navigation across pages and applications is required to solve the problem. The use of tools (e.g. a sort function) is required to make progress towards the solution. The task may involve multiple steps and operators. The goal of the problem may have to be defined by the respondent, and the criteria to be met may or may not be explicit. There are typically high monitoring demands. Unexpected outcomes and impasses are likely to occur. The task may require evaluating the relevance and reliability of information in order to discard distractors. Integration and inferential reasoning may be needed to a large extent.”

The meeting room task described above requires level-3 skills. Another example of level-3 task is “You want to know what percentage of the emails sent by John Smith last month were about sustainability.”

Kan inte använda datorer och IT = 26% av den vuxna befolkningen…

“The numbers for the 4 skill levels don’t sum to 100% because a large proportion of the respondents never attempted the tasks, being unable to use computers. In total, across the OECD countries, 26% of adults were unable to use a computer.”

OECD-studien visar att 95% av användare som förvärvsarbetar och använder digitala verktyg inte har den grundläggande kunskap som krävs, alternativ att de upplever att verktygen är för svåra att använda. Det kan tolkas som att minst 95% av alla anställda som använder digitala verktyg exponeras för IT-stress.

Med kunskap om hur människans biologiska stressystem fungerar kan man säga att långvarig IT-stress, kronisk IT-stress, är en riskfaktor för stressrelaterad ohälsa. Ett första steg att förbättra är att testa upplevelsen av den digitala arbetsmiljön, skapar den IT-stress eller inte? Hur är stor är intensitet och exponering av IT-stress?

Kontakta mig om du är intresserad av att test nivån av IT-stress i verksamheten. Genom nyckeltal som Frustrationsindex (FI) går det att identifiera om det finns risk för att användning av de digitala verktygen i verksamheten skapar ohälsa.

robert.ferm@addiva.se